Enklere lønnsutregning

Hvordan automatisere utregningen av tillegg og overtid?

Flere og flere bedriftsledere innenfor produksjonsindustrien bytter nå system for timeregistrering. Dette gjør de fordi mange av systemene som tilbyr nettbaserte løsninger for timeregistrering ofte er mangelfulle og krever mye manuelle utregninger av brukerne.  Med å gå over til å bruke Tidsbanken sparer de seg nå for timevis med arbeid rundt utregning av tillegg og overtid manuelt når det er tid for lønn. Automatisk utregning av dette sparer deg som leder for mye arbeid, samtidig som du kvalitetsikrer at utregningene er korrekte. 

Utfordrende utgangspunkt

Innenfor produksjonsindustrien er det flere tillegg som slår inn basert på flere ulike faktorer. Skifttillegg, forskyvning, overlapp, utrykning, telefonvakt m.m. Ofte er det spesielle kriterier som skal oppfylles for at de ulike tilleggene slår inn, noe som gjør at en manuell utregning av dette vil ta svært lang tid, samtidig som man åpner for eventuelle feil. Det finnes flere ulike tilbydere av digitale systemer for timelister som kan hjelpe med disse utfordringene. Tidsbanken er ett av disse, og her kan du legge inn alle de reglene som dere har, om det er basert på klokkeslett, dager, arbeidsoppgave eller ansatte er ikke dette et problem. Uansett kombinasjonen så regnes alt ut automatisk og legger seg i timelisten til den ansatte. Setter du reglene i system slipper du å bruke tid på det hver gang det er tid for lønn. 

Beregning av overtid

Det kan være en utfordring å holde oversikt på overtidsarbeid i bedriften. Mange ledere bruker mye tid på å beregne overtid manuelt, gjerne rett før lønnskjøring. Dette skaper ofte et tidspress som kan lede til feil i beregningen, hvilket resulterer i at ansatte enten får for mye overtidsbetalt eller at de får for lite lønn. Første alternativ gir bedriften høyere utgifter, mens siste alternativ kan føre til misfornøyde ansatte. Ved å bruke sanntidsstempling blir all overtid automatisk utregnet, basert på hvilke regler som gjelder for din bedrift. Det er mulig å legge opp til ulike regler for ulike ansatte, eller for ulike arbeidsoppgaver og prosjekter.

Kan man bruke excel?

Flere norske bedrifter bruker fortsatt Excel når de skal fylle inn timelister og regne ut tillegg og overtid. De siste årene har det derimot skjedd et skifte og de fleste har når startet med å bruke digitale nettbaserte løsninger som hjelper dem med dette. I tillegg er Excel preget av manuelle operasjoner, noe som spiser opp tiden til ledere. Det tar mye tid å oppdatere og administrere systemet, samtidig som sjansen for feil øker når man legger inn data manuelt.
Samtidig er det slik at systemene i Excel ofte er utviklet og driftet av 1 nøkkelperson, noe som gjør at du plutselig sitter med en virksomhetskritiskperson, uten mulighet for å få andre til å overta eller hjelpe.

Den verdifulle tiden

Med gode rutiner for kontroll og godkjenning av timer, så vil en nettbasert løsning for timelister, slik som Tidsbanken sin, korte ned tiden som brukes i forbindelse med lønnskjøring. Alt er utregnet av systemet på forhånd, og når det er tid for å kjøre lønn vil prosessen i Tidsbanken ta deg under 5 minutter. Det vil for mange være mye tid spart. Tid til å bruke på andre viktige og nødvendige oppgaver i bedriften.