Hvordan finner du ut hva arbeidsdagen brukes på?

Finnes det ulike prosesser i produksjonen som du tenker kunne vært effektivisert? Mange har teorier om ting som burde gjøres for å effektivisere arbeidshverdagen, men de aller fleste sliter med å ha faktisk dokumentasjon på om det ville spart de penger eller ikke.

Med et digitalt system for timeføring er det enkelt å føre tid mot for eksempel arbeidsoppgaver, ordrer, eller prosjekter.

Tidsoptimister

Mange produksjonselskaper er bekymret for at de kaster bort tid og penger. Den største faren er antagelser.  Ofte forsøker vi å forutsi hvor lang tid det tar å gjøre ulike oppgaver, men sannheten er at vi ikke særlig flinke til det. Vi er overoptimistiske og skråsikre, og tar ofte feil viser forskning (forskning.no). I tillegg lar vi oss ofte påvirke av andre og irrelevante tall. Å basere tidsforbruket på magefølelser og antakelser gir som regel resultater som ofte ikke samsvarer med virkeligheten.

Hvordan gjør du det?

Det finnes flere digitale timeregistreringssystemer som kan hjelpe deg med å fange tiden på arbeidsplassen. Tidsbanken er ett slik system, og du kan føre tid mot det du har behov for.

Dersom bedriften har faste arbeidsoppgaver, kan det være en fordel å registrere brukt tid per arbeidsoppgave. Ved månedsskiftet kan leder hente ut rapporter som viser brukt arbeidstid, og sammenligne det med for eksempel produksjonen i samme tidsrom. 

Ønsker bedriften å vite hvor lang tid det tar å ferdigstille en ordre? Ved å registrere tid på ulike ordrer vil leder få oppdaterte tall på forbrukt tid per ordre, og kan i etterkant foreta en sammenligning for å se om det er brukt mer eller mindre tid på samme type ordre tidligere.

Arbeider bedriften med små og store prosjekter? Få ansatte til å registrere arbeidstiden sin mot de ulike prosjektene, og få fortløpende oversikt over hvor tiden blir brukt. Er det et prosjekt som «stjeler» for mye tid? Oppdag dette tidlig, og iverksett nødvendige tiltak.

Vanskelige vurderinger

Vet vi hvor vi egentlig bruker timene våre? Kaster vi bort timer? Hvilke prosjekter tjener vi faktisk penger på?
Dette er spørsmålene som var utgangspunktet for den første versjonen av Tidsbanken for over 20 år siden. 

Noe av det første systemet ble brukt til var å finne ut hvor mye tid ansatte i verkstedet brukte på å vente på tilgang til truck. De satte opp at de ansatte enkelt kunne stemple inn og ut av «venting på truck». Allerede etter én måned var det tydelig at verkstedet brukte så mye tid på venting at det ville lønne seg å ha en til.

Systemet ga tydelige svar på vanskelige vurderinger. Slik er det fortsatt, og flere og flere bedrifter ser nå viktigheten av å ha et system som kan hjelpe dem med å fange tiden.