Sykefravær - Våre beste tips

Slik lykkes du med sykefraværet som leder

Som leder kan det være utfordrende å ha kontroll på fraværet i bedriften, noe som kan gjøre det vanskelig å identifisere hva som faktisk er problemet. Mange bedrifter har for eksempel ikke oversikt på brukte egenmeldingsdager, og det kan resultere i at bedriften betaler ut for mye sykepenger, noe som kan bli en belastning for bedriftens økonomi.

Skaffer du deg oversikt over hvilke rettigheter og plikter du har, samtidig som du kan tallfeste fraværet er det mye enklere å skape en åpen og inkluderende arena mellom deg og arbeidstakere for å skape den dialogen som kreves for å lykkes med problematikken rundt sykefravær.

En enorm utgift

Det sier seg kanskje selv at temaet sykefravær er viktig, og om man kun ser objektivt på det så taler tallene for seg selv. Tall fra NAV forteller at de utbetaler 56 milliarder norske kroner for sykemeldinger hvert år, der arbeidsgivere betaler 17 milliarder av dette, noe som gjør at det økonomiske aspektet i seg selv kunne begrunnet viktigheten av å ha kontroll på sykefraværet i bedriften sin.
Tall fra Sintef viser at en uke med sykefravær i gjennomsnitt koster 14900,- for bedriften. Da har man ikke tatt med i beregningen eventuelle tapte salgstall, økt arbeidspress på andre kolleger m.m. Slik at dette tallet nok i realiteten er mye høyere.

Omfordeling av arbeid

Når sykefraværet først har oppstått er det viktig at arbeidsoppgaver blir fordelt til andre ansatte, og da er det en fordel å vite hvilke ressurser som er tilgjengelig. Med hjelp av en oppdatert ansattliste kan du som leder ha oversikt over hvem som er innstemplet på jobb, og dermed også kunne omfordele oppgaver basert på dagens arbeidsressurser. I ansattlisten til Tidsbanken vil all informasjon være oppdatert i sanntid når de ansatte stempler seg inn og ut, slik at du kan gjøre endringene som er nødvendige umiddelbart. Legger du inn sykefraværet i Tidsbanken er dette også informasjon som er synlig frem i tid slik at du kan gjøre mer langsiktige endringer om det er nødvendig.

Følger dere regelverket?

For en bedrift er det viktig å ikke utbetale for mye i sykepenger. Det er leder som har varslingsplikt når det gjelder brukte egenmeldingsdager. Det vil si at en ansatt i utgangspunktet kan bruke 20 egenmeldingsdager og få betalt for dette, med mindre de får beskjed av leder om at de nå må levere en sykemelding. I Tidsbanken får du varsel når ansatte har brukt opp egenmeldingene sine.
Mange er heller ikke klar over at arbeidsgiverperioden også gjelder i forbindelse med egenmelding. Det vil si at dersom arbeidstaker er syk i mer enn 3 dager innenfor en periode på 16 dager må vedkommende levere sykemelding for å ha rett på sykepenger. Videre er det viktig å ha oversikt på dager som inngår i arbeidsgiverperioden og dager som er utenfor arbeidsgiverperioden. På den måten kan både du og den ansatte være trygg på at regelverket følges. I Tidsbanken registreres alt fraværet inn i timelisten som igjen gir grunnlag for fraværrapporter som kan brukes.

Hvordan holder man fraværsprosenten nede?

Ved å registrere sykefravær kan du som leder kartlegge mønstre og sammenhenger i fraværet. Det kan igjen avdekke om det er utfordringer på arbeidsplassen som forårsaker fraværet. Et viktig punkt i enhver bedrift sitt HMS-arbeid er å holde fraværsprosenten nede. I tillegg til å være kostnadsbesparende gir lavt sykefravær mindre og jevn belastning på ansatte, som igjen fører til mer motiverte ansatte.

Sikker arbeidsplass

Når det er snakk om sykefravær, HMS eller lignende tematikk, er det ofte sikkerhet på jobb som er i fokus. I noen bransjer brukes det ofte utstyr som gjør at ansatte er  mer utsatt for skader, da er det spesielt viktig med fokus på rutiner rundt bruk av disse. Samler du alt av rutiner og dokumentasjon digitalt vil du enkelt kunne ha oppdaterte rutiner rundt bruk og vedlikehold, samtidig som du kan legge på leserbekreftelse for å forsikre deg om at alle ansatte har lest rutinen. Med Tidsbanken sin Kvalitetsmanual kan du samle alt av rutiner og dokumenter i ett og samme system. Legg inn tekst, bilder og video, og alt sammen vil  bli tilgjengelig på den ansattes mobil umiddelbart.

Dialog med ansatte

En annen gjenganger er det psykososiale miljøet på jobb, som ofte blir ignorert, eller nedprioritert av ledere når det handler om forebygging av sykefravær.

Om noen skader seg på grunn av manglende verneutstyr er det enkelt å iverksette tiltak og rette skyld. Det høres kanskje banalt ut, men når man har konkrete problemer er disse ofte enklere å løse. I forhold til problemer rundt det psykososiale miljøet er disse problemene ofte mer abstrakte, og det å iverksette tiltak kan være krevende og utfordrende. I henhold til sykefravær og trivsel på jobb henger dette tett sammen.

Man må som leder skape en kultur hvor man kan være åpen om denne typen ting. Skaper man en kultur hvor man kan ha en åpen dialog med nærmeste leder angående problemer man har enten på jobb eller hjemmebane er det mye enklere å sette i gang tiltak rettet mot dette, lenge før eventuelle problemer oppstår. Det man skal unngå er kulturen som finnes i motsatt ende, der man har ansatte som lurer på om det er på tide å ta seg en «3 dagers» med egenmelding for å få seg litt fri.

For å lykkes med sykefravær i bedriften må man legge grunnlaget for en åpen kultur i bedriften, samt sørge for at arbeidstakerne til enhver tid har tilstrekkelig med informasjon om deres rettigheter og plikter. På denne måten kan man skape en åpen dialog mellom ansatte og ledere for sammen å løse problematikken rundt sykefraværet.